CANEA Doküman Yönetimi ile karmaşık bir klasör yapısı olmadan da tüm bilgileri yönetebilirsiniz. Değerli zamanınızı bilgi aramakla geçirmek yerine değer katan çalışmalara odaklayabilirsiniz.
NEREDE kaydedildiği değil, NEYE ihtiyacınız olduğuna göre bilgiyi arayıp bulabilirsiniz.
Bilginin doğruluğunu, üzerinde yapılan değişiklikleri ve bilgiye erişimi yüksek güvenlik yapısı ile koruyabilirsiniz.
Bilgiyi standartlar, yasal mevzuat ve belge yönetimine ilişkin diğer zorunluluklara uygun olarak yönetebilirsiniz.
Kurumlarda belgeler genellikle çeşitli konumlara dağılmış haldedirler. Bu durum belgelerin kaybolma riskini artırdığı gibi doğru bilgiye ulaşmak zaman kaybına neden oluyor.
CANEA Doküman Yönetimi, her türlü belgenin bir noktadan güvenli ve kapsamlı bir biçimde yönetilmesini sağlar. Bilgiyi metadata ile etiketleyerek sanal ve çok boyutlu bir klasör yapısı oluşturulur. Böylece, izin kontrollü erişim ile belge aynı anda birden çok noktadan görüntülenebilir.
CANEA Doküman Yönetimi çözümü, kurumların süreç-odaklı yönetim sistemlerine avantaj sağlar. Belgeler, kalite güvencesiyle bir düzen içinde oluşturulur ve dağıtılır. Çalışanlar her zaman, doğrudan intranet, tablet veya telefonlar üzerinden tüm belgelerin en son geçerli sürümlerine erişebilirler.
CANEA Doküman Yönetimi, tüm içeriği kullanım süresi yaklaşımıyla yönetiyor. Bu yaklaşım, üretimden yayımlamaya, değişiklik yapılmasından, arşivlemeye ve silmeye kadar her şeyin sistem tarafından tam izlenebilirlik ve sürüm yönetimiyle desteklenmesi anlamına gelir. Sistem her türlü belgeyi ve dosya formatını yönetiyor ve yapılandırıyor.
CANEA Doküman Yönetimi, belgelerin kullanım süresi yaklaşımıyla yönetilebilmesi amacıyla, kullanımı kolay ve sezgisel arama özelliklerini daha güçlü fonksiyonlarla birleştiriyor.
CANEA Doküman Yönetimi, tüm gereksinimlere uyacak nitelikte, çeşitli bilgi arama yöntemleri sunuyor. Rol tabanlı bir ana sayfa, serbest metin araması, sanal klasörler, abonelikler, sık kullanılanlar ve tıklanabilir süreç haritaları aracılığıyla bilgi arayabilirsiniz.
Sistem, MS Word vb. uygulamaları açmak zorunda kalmadan, belgelerin doğrudan tarayıcıda görüntülenmesini destekliyor. Belge okumak, kullanıcı açısından daha hızlı ve basit hale geliyor. Mobil cihazlardan da bilgiye aynı kolaylıkla erişilebiliyor.
Şablonlar, belgelerin üst bilgileri, grafik yerleşimleri ve içeriklerinin kontrol edilerek düzgün ve tek tip bir görünüm elde edilmesini sağlıyor. Sistem, farklı tipteki belgelere ait şablonları yönetmenize izin veriyor. Üst ve alt bilgilerde yer alan bilgiler şablonlar aracılığıyla otomatik olarak güncellenebiliyor.
Oluşturuldukları sırada özellikleri ile etiketlenen bilgi ve belgelerin aranabilirliği kolaylaşıyor. Aynı belgeler, daha sonra sanal klasörler olarak adlandırılan yerlerde, süreç, bölüm, onaylayan, belge tipi vb. bazında farklı şekillerde görüntülenebiliyor.
CANEA Doküman Yönetimi, geliştirme, gözden geçirme, onaylama, düzeltme ve son olarak da arşivleme desteği ile belgeleri kullanım süresi yaklaşımıyla ele alıyor. Başvuru desteği, kritik belgelerinizin hem izlenebilirliği hem de doğruluğunu sağlamanıza yardımcı oluyor.
CANEA Doküman Yönetimi, alındı bilgilerini çeşitli şekillerde destekliyor. Belge ilgili çalışan tarafından okundu mu? Belge okundu ve anlaşıldı mı? Ayrıca, kağıda çıktı almayı gerektiren belgeler için dağıtım bilgisi desteği bulunuyor. Elektronik imzalar, belgelerin onaylanması vb. için etkinleştirilebiliyor.
Kullanıcılar, ana sayfa yardımıyla, bir tuşa tıklayarak hızlı ve kolay bir şekilde ilgili belgelere erişebiliyorlar. Ana sayfa rol tabanlıdır, öncelikle sayfaya giriş yapan kullanıcıyı ilgilendiren bilgileri rol ve gereksinimlere göre görüntüler. Ana sayfanın tasarımı ve içeriği merkezi olarak veya bireysel seviyede uyarlanabiliyor.
CANEA Doküman Yönetimi, gelişmiş arşiv içi aranabilirlik ve arşivlenen belgeleri yeniden eski haline getirebilme seçeneği gibi özellikleri bulunan, eksiksiz bir arşivleme ortamı sağlıyor. Kullanıcının izin seviyesi arşiv ve belgenin daha eski sürümlerine erişimini kontrol ediyor. Sistem, tüm bilgilerin sürüm yönetimini ilk sürümlerine kadar tam olarak izlenebilir şekilde yürütebiliyor.
Bu özellik genellikle organizasyonel değişiklikler veya bilgilerin yeniden yapılandırılması sırasında gereklidir. Kütlesel Bakım fonksiyonları, yöneticinin yüzlerce belgede onaylayan kişinin değiştirilmesi vb. işlemleri bir kaç tuşa tıklayarak yapabilmesine olanak sağlar.